Ako efektívne pracovať?

Ako efektívne pracovať keď kancelária stíchne?

Ako asistentka, office manažérka, či na inej administratívnej pozícii príde deň, keď zrazu je tichšie v kancelárii (predsviatkové/posviatkové obdobie, dovolenkové obdobie, atď), v kuchynke je ticho a vy môžete spomaliť. Netreba nič súrne dnes dokončiť, vytvoriť, zúčtovať.

Čo vtedy robiť? Len tak sa potulovať po kanceláriach? Vykecávať sa s kolegovcami? Sedieť na kávičke?

Nie, za to nie ste platená. Využite tento čas efektívne a pripravte sa na náročné obdobie. Čo teda môžete spraviť?

Analýza procesov

Ak máte tím ľudí, tak si sadnite spoločne a zanalyzujte si procesy na oddelení.

Dajte priestor kolegom navrhnúť zlepšenia a sama prídite so zlepšeniami, ktoré s kolegami prediskutujete.
Pre spríjemnenie atmosféry sa môžete dohodnúť, že každý prinesie niečo malé pod zub na tento meeting.

Ak pracujete v menšej firme a máte na zodpovednosť celý office sama, prejdite si svoje procesy. Ak vidíte možnosti na zlepšenie na iných oddeleniach, nebojte sa ich navrhnúť. Nepoukazujte, že sa robí niečo zle. Navrhnite zlepšenie.

Tip na zlepšenie: pripravte manuály, čo, ako a kedy robíte. Zídu sa vám, keď idete na dovolenku, ochoriete, alebo sa presúvate na inú pozíciu, či meníte zamestnanie. Ten kto za vás zastupuje, bude mať návody ako pracovať a nebude vám telefonovať x-krát denne.
Verte mi, oceníte to. A samozrejme, ak máte oddelenie, spracujte si to pre každú pozíciu.

Efektívne spracovanie šablón

Šablón na administratíve nikdy nie je dosť. Niekedy sme tak zavalené prácou a hovoríme si, že keď bude čas, tak si spravíme šablónu. Ideálne si ju spraviť hneď, pretože vám zefektívni prácu a ušetrí čas.

Môžete si spraviť šablónu na vyúčtovanie služobnej cesty, na finančný plán, na vyúčtovanie stravných lístkov, môžete si spraviť databázu zamestnancov/klientov pomocou funkcií a overenia dát, nemusíte zapisovať údaje manuálne. Ak máte záujem sa naučiť praktické tipy, prihláste sa na kurz Praktické tipy v Exceli.

Na kurze získate aj rôzne šablóny, ktoré vám ušetria čas.

Upratanie skladu/archívu

Tak na toto musíte mať náladu :). Aby upratanie bolo efektívne a malo význam.
Treba si spraviť systém v sklade, aby sa nám nehromadil neporiadok ihneď ako tam vložíme jednu novú vec.
Rozdrieďte si sklad na oddelenia, ak tam máte viac druhov vecí. Napríklad časť na repre produkty, ďalšia časť na upratovacie pomôcky, časť na kancelárske pomôcky, atď. Označte ich nálepkami, aby sa ľahko orientovali aj kolegovia, keď tam nie ste.

Taktiež archív, ak si v archíve spravíte systém v ktorom sa budete vyznať, tak tam budete chodiť s radosťou zakladať papiere :). A vždy budete mať poriadok v kancelárii a nebudú sa vám kopiť dokumenty na založenie na stole, alebo na okennej parapete.

Zoraďujte si dokumenty od najstaršieho po najnovší (navrchu zakladača). Staré zmluvy dajte do zvlášť šanóna, alebo ich označte ako neplatné. Aby ste mali prehľad a vedeli, ktorá zmluva je aktuálna.

Tip na zlepšenie: všetky dokumenty si skenujte a ukladajte na firemný intranet alebo cloudový disk, ak ich bude kolega/šéf od vás žiadať, viete ich rýchlo preposlať. Málokedy ich potrebujú fyzicky/papierovo.

Tip na upratovanie podľa Marie Kondo, ktorému sa venuje Alexandra Hanusová – Poriadkumilovná, môžete sa inšpirovať aj pri upratovaní papierov 🙂

Aktualizácia databázy zamestnancov, alebo klientov

Voľnejšie obdobie môžete využiť aj na update databázy zamestnancov, alebo klientov. Ak máte údaje, ktoré sa vám opakujú, môžete využiť funkciu „overenie údajov“ a tu nájdete návod.

zaraďte kolegov/klientov do kategórií
vytvorte dotazník na aktualizovanie údajov (môžete využiť Google Forms)
ak posielate vianočné pohľadnice, priraďte klientom kategóriu „xmas card“ alebo „xmas email“

Spíšte si dlhodobé úlohy

Aj vy to máte tak, že počas práce vám cinkajú nápady, zlepšenia, inovácie :). Mne neustále blikajú nové nápady, alebo čo by som mohla zlepšiť.
Zapisujte si nápady a možné vylepšenia, prípadne úlohy. Mne funguje dobre Trello. Môžete si vytvoriť rôzne nástenky, v ktorých si spravíte podprojekty. Alebo si len jednoducho vytvoríte karty:

úlohy
v procese
spravené

A zapisujete si, čo vás napadne. Aby ste mali Trello vždy po ruke, využite „pin tab“/“pripnúť kartu“
v prehliadači. Čiže keď máte otvorenú kartu so stránkou Trello, tak kliknete pravým na záložku a vyberiete „pin tab“/“pripnúť kartu“ a Trello máte na jeden klik otvorené.