Dostali ste za úlohu naplánovať vianočný večierok? A možno aj na poslednú chvíľu? Perfektné, pri organizovaní večierka sa môžete kreatívne vyblázniť. Je to veľká zodpovednosť. Čím viac zamestnancov, tým väčšia. S našim skvelým návodom to šarmantne zvládnete.
Kedy začať organizovať vianočný večierok? Nikdy nie je príliš skoro na rezervovanie miesta. Ak vám úlohu zadali pár dní pred očakávaným termínom, stále nie je nič stratené. Dnes sa vianočné večierky organizujú už od novembra, a preto si zistite rozpočet na večierok už v septembri. Nestihli ste to? To nevadí, perfektný vianočný večierok zvládnete zorganizovať aj na poslednú chvíľu.
Výber termínu na večierok
Pozrite sa do firemného kalendára, spojte sa s manažérmi a nájdite 2 vhodné termíny na vianočný večierok. Skúste nájsť taký, kde ľudia ešte nemajú dovolenky, a už nie sú ani na služobných cestách. Následne pošlite kolegom email, kde im dáte vybrať ktorý termín im najviac vyhovuje. Keď si zistíte účasť na večierku, budete mať približný počet ľudí a budete vedieť vybrať miesto.
Myslite na to, že nikdy nevyhoviete všetkým, a preto si nerobte starosti, ak účasť nie je 100%. Dôležité je, aby bol na večierku šéf :).
Rozpočet
Táto časť záleží od toho, ako máte vo firme nastavený celkový rozpočet na akcie. Ak máte naplánovaný rozpočet na rok vopred, tak už asi veľmi s číslami nepohnete. Ak pracujete v menšej firme, dá sa so šéfom konzultovať a nejaké to euro prihodiť, ak treba. Otvorte excel a rozpíšte si všetky položky do posledného detailu. Od vianočnej výzdoby, cez občerstvenie a program, až po darčeky pre zamestnancov. Započítajte si malú „vatu“ do rozpočtu, neočakávané výdavky vás potom neprekvapia. Hlavne, ak na párty budete mať otvorený bar.
Ako asistentka, office manažérka, … určite poznáte svojich kolegov a preto sa sústreďte na to, aby večierok bol pre nich. Aby sa tam cítili dobre. Niekedy šéfovia chcú luxusné párty, ale zamestnanci sú šťastní, keď budú vo firemnej meeting room s občerstvením a pripravenými hrami a hudbou.
Začnite plánovať miesto, program, darčeky
Je čas, zamyslieť sa nad priestorom (podľa počtu ľudí), aký program chcete mať, či si ho budete robiť sami, alebo oslovíte eventovú agentúru. Kedy začne a skončí (približne) večierok, aj otváracie hodiny treba dohodnúť s reštauráciou, aby vás o polnoci nezačali posielať domov. Ak chcete mať darčeky pre zamestnancov potlačené firemným logom, objednávku treba zadať reklamnej agentúre čím skôr. Ak ste nestihli využiť náhradné plnenie, tak toto je ideálna príležitosť. Viac o náhradnom plnení si prečítate tu.
Zarezervujte miesto
Miesto vyberte podľa kultúry firmy, rozpočtu a kľudne sa spýtajte aj kolegov, čo by odporučili. Zvážte aj firemné priestory. Zistite si, či reštaurácia spĺňa všetky požiadavky na váš program. Ak budete mať kapelu, alebo moderátora, aby mali svoj priestor a ozvučenie. Skúste hľadať hotely, reštaurácie, lode s reštauráciami, hradné priestory, spoločenské priestory. Nezabudnite na parkovanie pre zamestnancov. Potrebujete aj ubytovanie? Hľadajte čo najbližšie k miestu večierka. O cenách sa nebojte vyjednávať!
Miesto máte zarezervované na konkrétny termín? Výborne, oznámte termín čím skôr zamestnancom. Skúste vytvoriť graficky zaujímavý email, kým ešte nemáte pozvánku. Vložte do emailu vianočný obrázok, do ktorého vpíšete termín. Obrázky nájdete cez google, alebo aj na stránkach www.pexels.com, www.pixabay.com. Tieto obrázky môžete využívať aj na komerčné účely.
Program večierka
Rozhodnite sa, či budete mať tematický večierok, alebo ľudia môžu prísť oblečení casual. Záleží na type zamestnancov. IT-čkári napríklad majú radšej casual, hoci keď sme vymysleli večierok na tému „Movies and Fairy Tales“, zvládli to, aj keď s malým frflaním :). To ste mali vidieť, na večierku sme stretli Jamesa Bonda, čarodejnice aj upírov. Je len na vašich schopnostiach ako im tému predáte.
Ak si vyberiete tematicky večierok, nezabudnite k tomu doladiť výzdobu, menu, program, drinky. Na výber máte rôzne filmové témy, 20-roky, 60-roky, mafiáni, … Nezabudnite kolegom do mailu dať link na požičovňu kostýmov. Výrazne im tým pomôžete. TIP: na požičovňu masiek
Občerstvenie
Záleží od toho, kedy večierok začína. Obvykle to býva večerou. My sme mávali kapustnicu, ktorú pripravoval šéf s manželkou, ale to len kým nás nebolo 45 :). Objednali sme nejaké chlebíčky, prípadne šalát a mäso. Koláče priniesli zamestnanci. Varili sme si varené víno. Aj takto si viete pomôcť, pokiaľ máte večierok vo firemných priestoroch.
Ak organizujete večierok v reštaurácii, požiadajte si o skupinové menu. Zväčša ma reštaurácia na výber viac chodové menu a viac druhov. Vyberte 3 rôzne menu (myslite na vegetariánov, vegánov, aj tých, čo majú radi mäso, taktiež na alergikov). Tieto 3 menu zašlite zamestnancom na výber. Každý si tak má možnosť vybrať, čo mu najviac chutí. Nezabudnite si tento zoznam vziať so sebou na večierok, určite sa nájdu kolegovia, ktorí zabudli, čo si vybrali :).
Zistite si potravinové intolerancie zamestnancov, aby ste vedeli reagovať pri výbere menu.
Myslite na polnočné občerstvenie, koláčiky, slané pečivo, ovocie, zeleninku na chrumkanie počas večierka. Ak máte večierok vo firme, na zdravé občerstvenie odporúčame Svet bedničiek. Dodajú vám čerstvé ovocie, zeleninu či chlebík, priamo od farmárov.
Nápoje
Odporúčame vopred zistiť, aké alko nápoje majú kolegovia radi. Pomôže vám to zabezpečiť v reštaurácii, aby daný alkohol mali v zásobe.
Môžete vytvoriť Nápojový lístok, kde určíte, ktoré nápoje sú počas večierka k dispozícii. Tým si zabezpečíte, že kolegovia nebudú piť napríklad predraženú whiskey. TIP: Na nápojový lístok použite tvrdší tmavo-modrý papier so štruktúrou a strieborné pero.
Nealko nápoje pripravte na stoly, voda s citrónom je veľmi obľúbená a cenovo nenáročná. Nezabudnite na dobrú kávičku a čaj. Myslite na rozpočet na nápoje. Oznámte výšku rozpočtu personálu reštaurácie.
Moderátor
Ak už máte viac zamestnancov, môžete zvážiť aj moderátora na večierok. Viac si večierok aj vy, ako organizátorka užijete. Vhodného moderátora vyberajte zodpovedne, od neho bude závisieť zábava večera. Oslovte eventovú agentúru, alebo využite portál showportal.
Hudba
Ak máte večierok vo firme, môžete si zabezpečiť DJ, ktorý vám vie zabezpečiť aj karaoke. Spev spája ľudí :). Ak máte večierok v reštaurácii, zistite si možnosti u nich, možno vám odporučia niekoho, s kým spolupracujú.
Zábava
Nezabudnite, že potrebujete zabezpečiť zábavu počas celého večera. Všetko prispôsobte priestoru a veľkosti večierka. Ak máte večierok vo firme, zabezpečte stolové hry, hudbu, súťaž, aukciu, kasíno. Môžete si odbehnúť na motokáry, alebo do Divadla vo veži.
Vo väčších priestoroch už využite aj pomoc eventovej agentúry, pomôžu vám prispôsobiť zábavu podľa kultúry vašej firmy. Určite tie peniažky navyše neoľutujete.
Fotografie a videá
Ak si to môžete dovoliť, zabezpečte si fotografa na večierok. Ak nie, vyzbierajte fotografie od kolegov po večierku.
Príhovor šéfa
Ak je to možné, zahrňte do programu príhovor šéfa. Môže to byť krátke poďakovanie za spoluprácu pred prípitkom pred večerou. Alebo to môže byť aj krátka prezentácia ako sa firme darilo počas roka, aby zamestnanci mali predstavu kam sa firma hýbe, čo sa plánuje na ďalší rok. Pomôžte šéfovi s obsahom, na prezentácii môže pracovať viac kolegov z rôznych oddelení.
Veríme, že sme vám dali tipy ako zorganizovať večierok a pri tom si ho aj užiť. Ak máte akékoľvek otázky, neváhajte nás kontaktovať na info@officezrucnosti.sk.
